Macht das Team etwa mit? – Teambeteiligung beim Dienstplan

Wie kann es nun also gelingen, dass in Ihrem Team so wenig Frustration wie möglich entsteht, die Fachkräfte sich wertgeschätzt fühlen und verstehen, warum Sie so entscheiden müssen, wie Sie es tun? Hier ist ein entscheidendes Schlagwort: die Identifikation. Hier ist die Identifikation mit den Zielen der Einrichtung sowie Identifikation mit sich selbst als ein Teil des Teams gemeint. Beteiligen Sie Ihr Team, so wirken Sie Spannungen entgegen und können das Potenzial Ihres Teams bestmöglich nutzen.

Beteiligung umsetzen

Folgende Tipps können Sie in diesem Zusammenhang berücksichtigen, sollten dabei aber von Anfang an deutlich machen, dass partizipieren können in diesem Rahmen für Ihr Team nicht gleichzusetzen ist mit entscheiden können:

Nehmen Sie sich im Rahmen eines Dienstgesprächs die Zeit, über den aktuellen Dienstplan zu sprechen. Was ist gut und wo ist Optimierungsbedarf? Sprechen Sie darüber wie die Auslastung ist, zu welchen Zeiten wie viel pädagogisches Personal benötigt wird? Darüber hinaus können auch die Zusatzdienste und Pausenzeiten besprochen werden, wie Mittagessen, Projektzeiten, Ruhezeit, Vorbereitungszeit und vieles mehr.
Schlüsseln Sie gemeinsam auf, zu welchen Zeiten wie viel Personal benötigt wird, dies schafft Transparenz und signalisiert dem Team, dass es Ihnen wichtig ist, für einen sinnvollen Personaleinsatz zu sorgen, um den gesetzlich verankerten Bildungs-, Erziehungs- und Betreuungsauftrag zu erfüllen.
Nehmen Sie gemeinsam mit Ihrem Team die Erwartungen der Kinder, Familien und des Trägers in den Blick. Kinder brauchen verlässliche Bezugspersonen.
Bindung ist hier ein wichtiges Schlagwort. Kinder brauchen eine verlässliche Betreuungssituation, Eltern wünschen sich die Erfüllung des Bildungs- und Erziehungsauftrags sowie darüber hinaus auch konstantes und fachlich qualifiziertes Personal, welches empathisch auf die Bedürfnisse des eigenen Kindes eingeht. Der Träger hat darüber hinaus die Erwartung, dass Arbeitsprozesse reibungslos funktionieren und die rechtlichen sowie gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Ihrem Team und Ihnen sollte im Rahmen dieser Auseinandersetzung deutlich werden, dass ein Dienstplan mehr ist, als ein Stück Papier mit festgeschriebenen Zeiten. Er sorgt dafür, dass Sie gemeinsam mit Ihrem Team die Qualität der Arbeit einhalten können und diese transparent machen.
Schaffen Sie ein gemeinsames Ziel: Was möchten wir mit einem funktionierenden Dienstplan erreichen? Finden Sie gemeinsam mit Ihrem Team Antworten auf diese Frage und definieren Sie diese als Ziele, welche bei einer durchdachten und reflektierten Dienstplangestaltung erreicht werden können. Beispiele können hier sein „Ermöglichung von Kleingruppenarbeiten aufgrund eines sinnvollen Personaleinsatzes“, „Weniger Pausenverschiebungen auf Grund von Krankheit“, „Vorbereitungszeiten gemeinsam mit einem weiteren Teammitglied, um gegenseitig Ideen austauschen zu können“ und vieles mehr.
Nehmen Sie sich die Zeit, eine Woche lang im pädagogischen Alltag zu hospitieren und auch einmal alle Dienste zu übernehmen. So erkennen Sie, welche Aufgaben zu erledigen sind, wie viel Zeit benötigt wird oder welche Herausforderungen in diesem Zusammenhang auftreten. Gleichzeitig können Sie informell mit den einzelnen Teammitgliedern ins Gespräch kommen und erfahren, worauf Sie bei der Dienstplangestaltung aus deren Perspektive heraus achten sollten.

Individuelle Gespräche sind zu empfehlen, um zu erfahren, was jedem Einzelnen im Hinblick auf den dann gültigen Dienstplan wichtig ist. Geben Sie jedem Mitarbeitenden einen „Wunschzettel“ – hierauf darf jeder einen wichtigen Aspekt bei der Dienstplangestaltung vermerken. Achten Sie bitte wirklich darauf, dass es nur bei einem Wunsch bleibt und sich die Fachkraft fokussiert. So können Sie das Verschriftlichte und das im Gespräch Geäußerte im Anschluss zusammenbringen. In diesem Zusammenhang dürfen private oder auch organisatorische Wünsche genannt werden, wie der Wunsch nach der Übernahme von Projektzeiten oder aber der Wunsch nach einem konkreten freien Nachmittag in der Woche, da man hier vielleicht kontinuierlich einen privaten Termin liegen hat.
Informieren Sie das Team über die Entstehung des Dienstplans, welche Dinge werden Sie berücksichtigen, welche Regelungen umsetzen – so können Sie beispielsweise jeder Vollzeitkraft einen freien Mittag in der Woche einplanen, dies wäre dann fair und transparent für alle. Geben Sie eine Information dazu, wann der Dienstplan fertiggestellt sein wird und ab wann er gilt.

Wer hilft mit?

Bei der Erstellung sollten Sie sich die Unterstützung Ihrer Stellvertretung holen. Oft hilft es, sich mit jemandem im Entstehungsprozess auszutauschen. Darüber hinaus sollten Sie beim Träger erfragen, ob es vertragliche Regelungen gibt, wie zum Beispiel eine Drei-Tage-Woche bei einer Teilzeitkraft. Ebenfalls sollten Sie sich noch einmal die Belegungsstrukturen transparent machen, sprich die Betreuungsverträge prüfen und notieren, wie viele Kinder zu welcher Zeit anwesend sein können. Dies hilft dabei, die notwendigen Mindestpersonalstandards einzuhalten.

Gute Planung ist alles!

Als Leitung sollten Sie die Vorteile eines durchdachten Dienstplans im Blick behalten und diese auch Ihrem Team transparent machen. In gruppenbezogenen Konzepten organisieren sich die jeweiligen Fachkräfte der Gruppe oft selbst, was durchaus auch gefördert und anerkannt werden kann. Dennoch sollte es, gerade auch wenn die Einrichtungen größer werden, einen Rahmendienstplan geben, um die Situation in der gesamten Einrichtung zu sehen, Verständnis auf allen Seiten zu schaffen und ein wirkliches Team entstehen zu lassen, bei dem nicht jede Gruppe für sich denkt, sondern sich alle Fachkräfte als eine Einheit sehen.

Folgende Vorteile eines funktionierenden Dienstplans können genannt werden:

Der Dienstplan schafft Strukturen und signalisiert Verbindlichkeiten.
Der Dienstplan enthält die Personalstruktur der Einrichtung.
Der Dienstplan macht Personalengpässe und Defizite sichtbar.
Der Dienstplan signalisiert dem Team, dass es eine Einheit ist.
Der Dienstplan hilft dabei, die Einhaltung rechtlicher Standards transparent zu machen.
Der Dienstplan kann als Qualitätsmerkmal gesehen werden.

Agile Gestaltung

Grundsätzlich ist ein funktionierender Dienstplan das Ergebnis eines langen Entstehungsprozesses, er sollte regelmäßig überprüft und reflektiert werden, da sich auch die Gegebenheiten in Ihrer Einrichtung verändern können und sich im Alltag zeigen wird, wo Optimierungsbedarf besteht. Der Dienstplan darf „leben“ und gerade im Hinblick auf Fehlzeiten von Mitarbeitern, in welchem Kontext auch immer, werden Sie ihn täglich beziehungsweise wöchentlich noch einmal auf die aktuelle Situation anpassen müssen. Wichtig ist, dass Sie hier wachsam sind und dafür sorgen, dass nicht immer wieder zu viele Veränderungen stattfinden, denn dies schafft Unzufriedenheiten auf Seiten Ihrer Mitarbeiter. Gehen Sie in Veränderungsfällen mit Ihren Fachkräften ins Gespräch, um zu erfahren, wie flexibel diese im Rahmen ihrer Arbeitszeit oder auch darüber hinaus agieren können, und berücksichtigen Sie dies bei der regelmäßigen Prüfung beziehungsweise Anpassung.

Eigenverantwortung trainieren

Abschließend sollte noch einmal aufgezeigt werden, dass Sie im pädagogischen Alltag Verantwortung an Ihre Mitarbeiter:innen übertragen dürfen und sollten, ihnen fällt am ehesten auf, wenn in einer Woche viele Kinder fehlen oder aber am Nachmittag einige Kinder früher als sonst abgeholt werden. Lassen Sie die Mitarbeiter: innen hier selbst organisieren, wer beispielsweise in eine zusätzliche Vorbereitungszeit gehen kann, die gegebenenfalls auch am Vortag ausfallen musste, oder wer den Arbeitstag früher beendet, um Mehrarbeitsstunden abzubauen. Teambeteiligung sorgt für Teamverständnis und Identifikation mit der Einrichtung, was wiederum dazu beiträgt, dass keine unüberlegten Entscheidungen getroffen werden und die Arbeitszeit zum Wohle aller ausgestaltet wird.

Gut zu wissen

Grundsätzlich sollten Sie beachten, dass es immer wichtig ist, Ihr Team im Rahmen der Dienstplangestaltung partizipieren zu lassen. Hier gibt es jedoch Grenzen, die noch einmal ganz klar aufgezeigt werden müssen:

Forderung beziehungsweise Verweigerung von bestimmten Arbeitszeiten.
Forderung von Teilzeitkräften, nur am Vormittag eingesetzt zu werden. Vorausgesetzt es wurde arbeitsvertraglich nicht zugesichert.
Unterschreitung der Pausenzeiten, um früher gehen zu können.
Interne Wechsel der Dienstzeiten zwischen den Mitarbeitern, ohne vorherige Absprache beziehungsweise grundsätzliche Klärung mit Ihnen als Leitung.
Der Einsatzort der Fachkraft passt nicht zu ihrer Qualifikation.

Miriam Fisseni leitet eine Kita und Krippe im Raum Limburg. Sie ist staatlich anerkannte Erzieherin, Sozialpädagogin (M.A.) und Autorin.

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