„Das schaffe ich nicht mehr.“ Kurzes Zögern. „Naja, die Elterngespräche kann ich auch Zuhause vorbereiten.“ Solche Gedanken haben sicherlich viele Erzieher:innen. Und nicht wenige nehmen regelmäßig Aufgaben aus der Kita mit in den Feierabend, weil die Arbeitszeit wieder einmal nicht gereicht hat. Doch das sollte nicht sein. Wir haben ein paar Tipps, um das eigene Zeitmanagement auf den Prüfstand zu stellen und persönliche Arbeitsstrukturen zu verändern.
Statt durch den Tag zu hetzen, halten Sie inne und fragen Sie sich: „Was versetzt mich gerade in Hektik?“ Sobald Sie Stressfaktoren erkennen, können Sie etwas daran ändern.
Hier helfen kurze Impulsfragen:
Ebenso ist es mit Zeitfressern. Gibt es Eltern, die täglich vermeintlich belanglose Dinge mit Ihnen besprechen wollen? Ärgern Sie sich über ein Teammitglied, das wieder einmal nicht das erledigt hat, was vereinbart war? Übernehmen Sie diese Aufgabe? Sobald dem so ist, werden Sie bemerken: Es bleibt etwas anderes liegen.
Dauert es zu lange, bis der Drucker eine Kopie auswirft? Haben Sie für eine Wickelsituation zu wenig Zeit einkalkuliert? Steigt dadurch Ihr Stresspegel an? Jetzt hilft im Akutzustand bewusstes Atmen. Konzentration auf den Atem funktioniert nicht nur überall, es hilft auch in kurzer Zeit, Hektik auszublenden. Sagen Sie sich gedanklich vor „Ich atme tief ein“. Atmen Sie dann tief und gleichmäßig durch die Nase ein, halten Sie für wenige Sekunden den Atem an und pusten Sie durch die leicht geöffneten Lippen die Luft wieder aus. Dazu sagen Sie sich gedanklich: „Ich puste die Hektik (den Stress) aus.“ Wenn Sie diese Übung dreimal wiederholen, spüren Sie bereits eine Veränderung. Um zukünftig seltener in einen akuten Stresszustand zu gelangen, notieren Sie sich stichpunktartig Ihre Stressmomente. Da Sie diese nun auf dem Schirm haben, werden Sie in solchen Situationen bewusster agieren.
Viele Erzieher:innen und Kita-Leitungen packen ihre To-do-Liste so voll, dass es kaum möglich ist, alles zu erledigen. Das angedachte Ziel rückt in noch weitere Ferne, wenn irgendwelche unvorhergesehenen Dinge dazwischenkommen. Und sind wir ehrlich: Das ist in der Kita an der Tagesordnung. Daher ist es von vornherein besser, sich weniger vorzunehmen und nach dem Motto zu agieren: „Weniger ist mehr.“ Als Kita-Leitung gibt es natürlich unzählige Schreibarbeiten, Telefonate und Gespräche zu erledigen. Doch wie wäre es, wenigstens einen Tag pro Woche ohne Termine zu planen? So können Sie an diesem Tag Liegengebliebenes erledigen und kreieren damit für sich selbst kein Gefühl des Versagens. Denn leider geht es vielen so, dass sie sich dafür verurteilen, einen Teil ihrer (selbst geplanten) Arbeiten nicht zu schaffen. Stoppen Sie diese Gedanken! Und wenn Sie doch ein Urteil über Ihre (nicht) erledigten Aufgaben fällen wollen, gehört neben die To-do-Liste auch eine mit den Have-dones. Dort tragen Sie alles ein, was sie an einem Tag erledigt haben. So sehen Sie schnell, was Sie Zusätzliches getan haben, obwohl es gar nicht auf der To-do-Liste stand. Dadurch verändert sich Ihre Denkweise und die Motivation steigert sich.
Um die To-do-Liste ein wenig zu entzerren, hilft es, Priorisierungspunkte zu vergeben: A = alles, was für den heutigen Tag wichtig ist B = alles, was für morgen oder die kommenden Tage wichtig ist C = alles, was erst später wesentlich wird So weiß man sofort, was man unbedingt am jeweiligen Tag tun muss und nicht noch einmal verschieben kann. Gut möglich, dass ein bestimmter Punkt sich irgendwann von Punkt C zu Punkt A verlagert. Das ist okay, und man darf ihn entsprechend erledigen.
Viel zu oft driften wir in Gesprächen in Geplänkel ab, das für keine Seite zielführend ist. Hier verstecken sich unbewusste Zeitfresser. Es braucht Übung, aber man schafft es, Gespräche kürzer und prägnanter zu führen. Dafür sind kurze Impulsfragen wertvoll: ü Welche Informationen brauche ich? ü Was ist essenziell? ü Welche Antworten braucht mein Gegenüber? ü Muss ich oder mein:e Gesprächspartner:in noch etwas wissen? Oft erkennen Eltern nicht, dass man gerade keine Zeit für ein langes Gespräch hat. Das dürfen Sie ihnen klar mitteilen. Freundlich, deutlich und wertschätzend formuliert, nimmt Ihnen niemand übel, dass Sie ein Gespräch zügig beenden.
Durch die bewusste Reflexion des Tages, wird Ihnen deutlich, was Sie geschafft haben und wo es noch Verbesserungspotential gibt. Nutzen Sie fünf Minuten, die Sie sogar während Ihres Heimweges einplanen können. Es gibt keine Ausrede, wenn man sich die Zeit nicht nimmt. Denn diese fünf Minuten helfen auf Dauer, das persönliche Zeitmanagement zu verbessern. Mögliche Reflexionsfragen sind:
Tipp: Versuchen Sie die Tagesreflexion für drei Wochen. Fragen Sie sich danach, wie es sich für Sie anfühlt und welche Veränderungen Sie bei sich entdeckt haben. Drei Wochen sind ein überschaubarer Zeitraum und der Mensch braucht circa 21 Tage, um sich neue Verhaltensweisen anzueignen und diese zu manifestieren. Selbstverständlich haben wir uns Stressfaktoren meist antrainiert, weil wir Situationen auf eine bestimmte Weise angehen. Um daran etwas zu ändern, müssen wir unser Verhalten umkrempeln. Raus aus der über lange Zeit aufgebauten Komfortzone. Auch wenn man es oftmals ein wenig süffisant sagt: Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Wir richten uns in einer Situation ein und selbst, wenn wir am Abend abgekämpft und müde sind, wollen wir nichts ändern. Aber wer ein besseres Zeitmanagement für sich selbst kreieren möchte, muss Neuland entdecken. Neue Wege gehen. Es lohnt sich für alle, die wirklich und nachhaltig etwas ändern wollen.
Vermischen Sie Arbeitszeit und Freizeit nicht. Was Sie an einem Tag oder in einer Woche nicht schaffen, läuft nicht davon. Sie bringen sich selbst in Stress, wenn Sie Ihren Feierabend verwischen, indem Sie Arbeiten mit nach Hause nehmen. Ganz abgesehen von Datenschutzrichtlinien, ist das auch für Ihr persönliches Zeitmanagement nicht gut. Denn dadurch wankt Ihr privater Zeitplan. Sie stressen sich zusätzlich im Privatleben, nehmen das mit in die Arbeit und der Teufelskreis ist vollkommen. Deswegen erlauben Sie sich rechtzeitig „nein“ zu sagen, wenn die Zeit nicht reicht, und verschieben Sie Aufgaben auf die folgenden Tage. Damit sich das Zeitmanagement für das gesamte Team verändern kann, brauchen Sie eine gemeinsame Reflexion. Behalten Sie miteinander das Wesentliche im Blick. Auch wenn es sich zunächst einmal anfühlt, als hätten Sie nun für dieses Gespräch wieder Zeit verschwendet. Sobald sich alle bewusst gemacht haben, wie viele Zeitfresser man tagtäglich oder immer mal wieder zulässt, umso leichter finden kollektive Veränderungen statt. Mögliche Fragen, die Sie sich im Team stellen können:
Selbst, wenn Sie glauben, nie Zeit zu verschwenden, lohnt sich ein Blick auf Ihren Alltag. Denn manchmal müssen wir nur wenige Kleinigkeiten verändern, um noch effektiver und im Alltag gelassener zu sein.
Marion Bischoff, Autorin, Supervisorin, Referentin sowie Coach für Kita-Teams und -leitungen. Gemeinsam mit Petra Knickenberg hat sie das Buch „Zwischen den Zeilen“ geschrieben, das im Rhein-Mosel-Verlag erschienen ist. Kontakt: www.wir-bauen-bruecken.com
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