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Die Anforderungen an Kitaleitungen steigen: Vielfältige Verwaltungsaufgaben sind hinzugekommen. Berichte, Statistiken, Abrechnungen und Verwaltungsprogramme verlangen Aufmerksamkeit. Darüber hinaus hat die Pandemie dafür gesorgt, dass viele Vorgaben umgesetzt werden müssen und kurzfristige Veränderungen schnelle Reaktionen verlangen.
Als Leitung einer Kindertagesstätte sollten Sie trotz der Herausforderungen gelassen bleiben und strukturiert arbeiten, um bei der Vielfalt an Vorgaben und Richtlinien die pädagogischen Aspekte nicht aus dem Blick zu verlieren. Wie kann es also gelingen, dass Sie neben den tagesaktuellen Richtlinien auch die pädagogischen Ziele weiterverfolgen? Die folgenden zehn Ideen können dabei helfen:
Nehmen Sie Ihre Wochen- und Tagesstruktur in den Blick und schauen Sie sich an, wann Sie welche Aufgaben am sinnvollsten umsetzen können. Gerade Bring- und Abholzeiten der Kinder sowie die Zeiten des Dienstbeginns und des Dienstendes von Mitarbeitenden sind häufig mit Störungen verbunden. Legen Sie Aufgaben, die volle Aufmerksamkeit brauchen, nicht in diese Zeiten. Gleichzeitig sollten Sie Ihren Biorhythmus berücksichtigen. Dies bedeutet, dass Sie Aufgaben, die einer hohen Sorgfalt bedürfen, zu Tageszeiten erledigen sollten, an denen Sie besonders aufnahmefähig sind.
Sorgen Sie für Ordnung und Überschaubarkeit auf dem Rechner, im Ablagesystem sowie in Ordnerstrukturen. Eine einmal geschaffene Grundordnung hilft Ihnen, schnell auf Änderungen reagieren zu können, indem Sie problemlos Dokumente ändern oder ersetzen können und mit einem Handgriff Antworten auf aufkommende Fragen finden. So sparen Sie langfristig Zeit, die wiederum der Planung und Umsetzung pädagogischer Ziele zugutekommen kann.
Planen Sie pro Tag etwas Zeit ein, um aktuelle Vorgaben zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen. Eine regelmäßige und kontinuierliche Überwachung hilft, am Ende der Woche nicht alles auf einmal abarbeiten zu müssen und sich dabei zu verzetteln. Gleichzeitig überfordert es Sie nicht, wenn am Ende der Woche unerwartet Updates auftauchen, die in das bestehende System eingearbeitet werden müssen.
Geben Sie Verantwortungsbereiche ab und achten Sie gleichzeitig darauf, dass Ihre Stellvertretung über alle wichtigen Gegebenheiten informiert ist. So kann beispielsweise auch diese sich auf kurzfristige Anfragen rückmelden, während Sie mit Ihrem Team an pädagogischen Gegebenheiten weiterarbeiten.
Lernen Sie Aufgaben zu delegieren. Hygienepläne können beispielsweise im Kitaalltag auch von einer konkret benannten Fachkraft abgenommen werden, so dass Sie im unter Punkt 3 genannten Zeitfenster nur ein kurzes Zwischenfazit fordern müssen. Auch Informationen im Teamordner können beispielsweise von Ihrer Stellvertretung ergänzt werden. So ist diese auch immer direkt informiert und kann Fragen beantworten.
Strukturieren Sie die Themen Ihrer Dienstbesprechung. Verzetteln Sie sich nicht in der reinen Weitergabe von Informationen, hierfür können andere Wege gefunden werden. Vielmehr sollten Sie sich in den Dienstbesprechungen zu den aktuellen pädagogischen Aspekten austauschen.
Informationen können auf vielfältige Weise weitergereicht werden. Finden Sie einen für sich passenden Weg, um Ihr gesamtes Team über aktuell gültige Vorgaben oder veränderte Richtlinien zu informieren – je nach Größe der Kita. Sie können beispielsweise einen Ordner anlegen, der immer wieder mit neuen Informationen gefüllt wird, ein Informationsbuch schreiben oder aber die Vollzeitkräfte über Regelungen informieren, die diese dann gruppenbezogen weitergeben. In jedem Fall sollte Ihr Team wissen, dass es eine sogenannte Bring- und Holschuld gibt. Das bedeutet, dass einerseits die Leitung das Team informiert. Andererseits müssen die Mitarbeitenden sich auch regelmäßig selbst nach Neuigkeiten erkundigen. Darüber hinaus können Sie für Team und Eltern einen E-Mail-Verteiler erstellen, mit dem Sie schnell alle Adressaten erreichen. Berücksichtigen Sie hier die geltenden Datenschutzrichtlinien. Einige Einrichtungen arbeiten in diesem Kontext bereits mit einer App. Informieren Sie sich gegebenenfalls bei Ihrem Träger.
Geben Sie Ihrem Team und sich die Möglichkeit zu Fallbesprechungen und nehmen Sie sich Zeit für kollegiale Beratungen. Dies kann im Rahmen von Dienstbesprechungen geschehen oder auch an pädagogischen Planungsnachmittagen. Die Gespräche helfen dabei, pädagogische Aspekte in den Blick zu nehmen und sich kontinuierlich weiterzuentwickeln.
Stellen Sie Konzeptionstage ganz bewusst unter ein pädagogisches Motto. Erarbeiten Sie beispielsweise weitere Ideen im Kontext des Themenschwerpunktes Partizipation oder nehmen Sie die Naturpädagogik in den Blick. Fragen Sie sich immer wieder, was Sie den Kindern ermöglichen wollen und wie dies gelingen kann. Setzen Sie sich zeitnahe Ziele, um zu gewährleisten, dass diese auch umgesetzt werden können.
Die anfallenden Aufgaben, Regelungen und Vorgaben wachsen Ihnen über den Kopf und Sie haben das Gefühl, nur noch zu funktionieren? Ein erster wichtiger Schritt ist, dies wahrzunehmen und dem Träger und gegebenenfalls auch dem Team zu kommunizieren. Authentizität kann dabei helfen, wieder klarer zu sehen, Unterstützung und neue Ideen zu bekommen und gestärkt den pädagogischen Alltag zum Wohle aller zu gestalten. Machen Sie sich darüber hinaus immer bewusst, was Sie gerade in der aktuellen pandemischen Lage täglich leisten. Seien Sie stolz auf sich!
Miriam Fisseni leitet eine Kita und Krippe im Raum Limburg. Sie ist staatlich anerkannte Erzieherin, Sozialpädagogin (M. A.) und Autorin.
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