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Es gibt viele Möglichkeiten, einen Austausch im Team zu gestalten. Verschiedene Formen wurden bereits dargestellt. Wie können Sie als Leitung die Teamsitzungen nun jedoch strukturieren, sodass Sie am Ende beispielsweise sagen können: Wir konnten heute wirklich viel Neues entwickeln, ich freue mich auf die Woche und die Elternaktion am Freitag. Danke für eure Ideen und euer Engagement. Die folgenden Ideen können Ihnen helfen:
Für jede Besprechung muss es einen vorher festgelegten zeitlichen Rahmen geben. Strukturieren Sie dieses Zeitfenster für sich, indem Sie die Themen zeitlich eingrenzen. In der Praxis zeigt sich, dass Teamsitzungen häufig länger dauern als angesetzt. Es wird nämlich abgeschweift oder es gibt unerwartete Störungen, wie Anrufe oder spontane Anfragen von Eltern. Sie sollten die Zeit der Besprechung jedoch effektiv nutzen und keine Ablenkungen zulassen. Meist reicht bereits eine Stunde in der Woche, um zielgerichtete Lösungen zu erarbeiten und alle Fachkräfte zu informieren. Beschränken Sie sich auf wesentliche Tagesordnungspunkte, die wirklich wichtig sind.
Sie sollten die Teamsitzung ganz klar eröffnen, sodass Ablenkungen wie Seitengespräche, das Spielen mit dem Smartphone oder aber das Lesen eines kurzen Zeitungsartikels bewusst abgebrochen werden müssen und der Fokus nun ganz auf der Teamkommunikation liegt. Steigen Sie dann in das erste Thema ein bzw. übergeben Sie das Wort an den für diese Sitzung zuständigen Moderator. Am Ende der Besprechung sollten Sie Ihr Team positiv verabschieden. Fassen Sie kurz und prägnant noch einmal Wichtiges zusammen und bedanken Sie sich bei Ihrem Team für die konstruktive Kooperation.
Grundsätzlich sollten Sie als Leitung gemeinsam mit dem Team für Ihren Austausch Gesprächsregeln vereinbaren. Wie verhalten wir uns während der Gespräche? Welche Werte sind uns wichtig und wie möchten wir miteinander umgehen? Folgende Punkte können als Anregung dienen:
Diese Gesprächsregeln sollten Sie verschriftlichen und in dem Raum, in dem Ihre Teamgespräche stattfinden, aufhängen. Sehen Sie die Regeln als verbindlich an, jedoch nicht als feststehendes Dokument. Sie dürfen erprobt und durchaus ergänzt oder verändert werden, dann aber gemeinsam während eines Austauschs.
Als Leitung müssen Sie nicht immer die Moderation der Besprechung übernehmen. Wichtig ist jedoch, dass es einen Moderator gibt, der den Austausch im Team strukturiert und in die jeweiligen Themen einführt sowie diese beendet. Er sollte auf die Einhaltung der gemeinsam vereinbarten Gesprächsregeln achten und auch am Ende einer Diskussion noch einmal kurz das Ergebnis zusammenfassen, sodass dieses protokolliert werden kann. Der Moderator kann auch die zeitliche Struktur im Blick behalten. Meist hat sich in der Praxis hierfür jedoch ein „Zeitwächter“ bewährt, der darauf achtet, dass ein Thema nicht mehr Raum bekommt als geplant. Zusätzlich sollte es noch einen Protokollanten geben, der wichtige Erkenntnisse, Vereinbarungen, Termine etc. kurz und prägnant festhält.
Alle Rollen sollten im Vorfeld festgelegt sein, sodass sich jedes Teammitglied darauf einstellen kann. Sie können hierfür beispielsweise einen Monats- oder Jahresplan erstellen, sodass jede Fachkraft auch einmal an die Reihe kommt.
Dokumentieren Sie wichtige Informationen, Erkenntnisse und Ergebnisse aus den Gesprächen. Es sollte immer ein kurzes Protokoll geben, das an einem festen Ort zu finden ist. Legen Sie sich hierfür beispielsweise einen Ordner an, der einen festen Platz hat und nach dem Lesen auch immer dorthin zurückgestellt werden sollte. Mithilfe des Protokolls werden Informationen an alle Teammitglieder weitergeben, ohne dass Sie viel Zeit damit verbringen, es Kollegen, die nicht anwesend sein konnten, noch einmal zu berichten. Als Leitung können Sie an jedes Protokoll auch eine Teamliste anhängen, auf der alle pädagogischen Fachkräfte unterzeichnen müssen, dass sie das Protokoll gelesen haben. So können Sie sicherstellen, dass alle Fachkräfte informiert sind.
Jedes Teammitglied sollte Ideen, Themenwünsche sowie Informationen für die nächste Sitzung einbringen können. Sie können beispielsweise eine Liste im Büro oder im Mitarbeiterzimmer aufhängen, auf der diese vermerkt werden können. Auch ein Ordner, in dem Themen gesammelt werden, ist denkbar. Erstellen Sie Ihre Tagesordnung spätestens einen Tag vorab und lassen Sie diese dem Team zukommen, sodass alle sich auf die Besprechungspunkte einstellen und vorbereiten können. So ist ein effektives Arbeiten möglich. Sollten nicht alle Themenwünsche der Fachkräfte in der kommenden Sitzung aufgegriffen werden können, vermerken Sie diese für den nächsten Austausch. Bedenken Sie dabei, dass jedes Thema, das Ihr Team ansprechen möchte, seine Berechtigung hat. Schenken Sie diesem Zeit, dies signalisiert Wertschätzung und baut Vertrauen auf.
Nutzen Sie verschiedene Möglichkeiten, Tagesordnungspunkte und dazugehörige Ideen zu visualisieren. Oft stehen in Kindertageseinrichtungen Flipcharts ungenutzt im Keller, Pinnwände oder Whiteboards bleiben leer. Dabei gibt es so viele Möglichkeiten, sie einzusetzen. Hierzu zählen beispielsweise das Clustern oder das Erstellen einer Mindmap. Aber auch das einfache Notieren und Festhalten der Tagesordnung auf einem großen Plakat sowie der in der Teamsitzung getroffenen Beschlüsse kann einen Austausch strukturieren und für Transparenz sorgen. Das Sichtbarwerden von Themen und besprochenen Ideen sowie von Ergebnissen hilft jedem Einzelnen dabei, übersichtlich und klar sehen zu können, was besprochen wurde. Es motiviert, da man am Ende des Austauschs begreift, was wirklich alles geschafft wurde.
Nutzen Sie für die zeitliche Strukturierung Ihrer Teamsitzung die Klassifizierung Ihrer Themen mithilfe des I/E/D-Prinzips. Dabei steht das I für Information, das E für Entscheidung und das D für Diskussion. So wird ersichtlich, welche Themen kurzweilig sind und wo mehr Zeit eingeplant werden muss. Lassen Sie es bei Themen, die Sie als Leitung ganz eindeutig als Information gekennzeichnet haben, auch nicht mehr zu Diskussionen kommen. Kommunizieren Sie klar und deutlich, was Sie möchten. Sie tragen die Verantwortung, was nicht bedeutet, dass Sie nicht gemeinsam mit Ihrem Team Entscheidungen fällen. Differenzieren Sie jedoch für sich, wo dies möglich ist und wo nicht.
Kennen Sie bereits das GEMO-Prinzip? Es kann Ihre zukünftigen Dienstbesprechungen bestimmt etwas entzerren und für eine entspanntere Arbeitsatmosphäre sorgen. GEMO bedeutet abgekürzt Good enough – move on also ins Deutsche übersetzt Gut genug – lass uns weitermachen. Dahinter verbirgt sich der Gedanke, nicht immer jeden Punkt 100-prozentig und bis ins kleinste Detail ausdiskutiert zu haben. Es gibt in Ihrem Team eine Idee zu einem Projekt, die alle gut finden. Stellen Sie die Frage: Ist diese Idee für alle passend, können wir weitermachen? Sie werden sehen, wie oft die Frage mit Ja beantwortet wird. Die Detailplanung zum Projekt können dann die Fachkräfte umsetzen, in deren Verantwortlichkeit es gegeben wurde. In der nächsten Sitzung informieren sie kurz dazu.
Streichen Sie den Punkt „Sonstiges“ von Ihrer Tagesordnung. Er ist immer eine „Wundertüte“ und lässt sich zeitlich nicht kalkulieren bzw. können Sie und Ihr Team sich auch nicht darauf vorbereiten, was Sie erwartet. Nutzen Sie daher im Vorfeld immer eine Themenliste, um diesen Punkt unnötig werden zu lassen.
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