Kommunikation im Team - So gelingt die Zusammenarbeit

Text: Verena Heringer
Bild: ©Lisa-Blue/GettyImages

Machen Sie Kommunikation verbindlich

Für die Kommunikation in den Kindertageseinrichtungen gibt es wichtige Fragen und Verfahrensweisen, die Sie gemeinsam und verbindlich klären sollten:

1 Mündliche Kommunikation:
Bei welchen Themen ist es notwendig, dass der Austausch in unterschiedlichen Besprechungsformen mündlich erfolgen muss. Das können z. B. die Fallbesprechung, der Austausch über Beobachtungen oder die Vorbereitung von Entwicklungsgesprächen sein. Halten Sie Ihre Ergebnisse in Tabelle M5 fest (Das Zusatzmaterial steht nur für Abonnenten von Kompass Kita-Leitung zur Verfügung).

2 Schriftliche Kommunikation:
Was kann schriftlich kommuniziert werden, um wertvolle Besprechungszeiten zu sparen? Gut eignet sich dafür die Weitergabe von Informationen, die keinen tiefergehenden Austausch erfordern, wie z. B. Terminabsprachen, Einkäufe oder Informationen über neue gesetzliche Entwicklungen. Füllen Sie gemeinsam die Tabelle M6 aus (Das Zusatzmaterial steht nur für Abonnenten von Kompass Kita-Leitung zur Verfügung). Je nach Größe der Einrichtung kann Kommunikation auch per E-Mail erfolgen.

3 Transparente Kommunikation:
Wie kann Kommunikation transparent und nachvollziehbar geführt werden? Jede pädagogische Fachkraft muss Zugang zu den für sie relevanten Informationen (nicht zu allen!) haben. Wo findet eine Teilzeitkraft, die erst morgens um 9.00 Uhr kommt, die für diesen Tag wichtigen Informationen? Welche Kinder sind entschuldigt? Wer übernimmt die Aufsicht im Außengelä nde? Zum Beispiel können Sie alle aktuellen und wichtigen Informationen kompakt und für alle sichtbar aushängen:

Beispiel

Alle wichtigen Informationen des Tages im Überblick
Abwesende pädagogische Fachkräfte:
Veränderung im Dienstplan:
Veränderung im Tagesablauf:
Abwesende Kinder:
Wichtige Informationen:
Besonderheiten, z.B. Besuch, Handwerker kommen, Ausflug:
Heute zu erledigen von:

4 Vereinbarungen in der Kommunikation:
Welche Aufbewahrungsorte legen Sie gemeinsam für alle schriftlichen Informationen wie Protokolle oder Dienstpläne fest? – Damit nie gesagt werden kann: Ich wusste davon nichts.

Wichtig: Jede pädagogische Fachkraft ist verpflichtet, sich Informationen zu beschaffen

Jegliche Kommunikation in Besprechungen muss mit einer Tagesordnung vorbereitet und mit einem Protokoll dokumentiert werden. Z. B. Sie als Leitung oder abwesende pädagogische Fachkräfte müssen jederzeit nachlesen können, was besprochen worden ist. Eine Vorlage finden Sie in M7 (Das Zusatzmaterial steht nur für Abonnenten von Kompass Kita-Leitung zur Verfügung). Darüber hinaus ist aber auch jede pädagogische Fachkraft dazu verpflichtet, sich zu informieren:

1) Jede pädagogische Fachkraft hat die Pflicht, sich auf Besprechungen vorzubereiten.
2) Jede pädagogische Fachkraft hat die Pflicht, selbsttätig Informationen einzuholen, z. B. die Info über den Tag als Erstes bei Beginn des Arbeitstages lesen, Protokolle lesen.
3) Eventuell muss mit einer Unterschrift dokumentiert werden, dass ein Protokoll gelesen oder bestimmte Informationen eingeholt werden müssen.

• Zu welchen Themen ist ein mündlicher Austausch wichtig?
  Bitte notieren Sie die Themen, bei denen ein mündlicher Austausch notwendig ist. Sortieren Sie diese einer Besprechungsform zu.
• Welche Informationen können schriftlich erfolgen?
  Welche Informationen, die bisher mündlich erfolgten, könnten schriftlich verfasst werden? Bitte überlegen Sie, wie diese schriftliche Form aussehen kann.

Mit einem guten Protokoll sind alle informiert (Vorlage)

Protokolle sind im Kita-Alltag nicht mehr wegzudenken. Allerdings ist es wichtig, Ergebnisprotokolle und keine Verlaufsprotokolle zu schreiben. Die Protokolle sollten immer zeitnah oder besser sofort in der Besprechung erstellt werden. Schreiben Sie das Protokoll am besten direkt in den Laptop. Bedenken Sie dabei: Das Protokoll nützt einer nicht anwesenden pädagogischen Fachkraft oftmals eine Woche später nichts. Bis dahin müsste sie sich die benötigten Informationen durch Nachfragen, also mündlich, einholen. Dies ist ineffizient.

Die Vorlage M7 unterstützt eine zielführende, aufgabenorientierte, intensive und effiziente Gesprächskultur bei Teamsitzungen (Das Zusatzmaterial steht nur für Abonnenten von Kompass Kita-Leitung zur Verfügung).

• Für jeden anstehenden Tagesordnungspunkt ist es wichtig, einen Zeitrahmen festzulegen, da wir oftmals dazu neigen, manche Dinge zu „zerreden“ .
• Sie können als Leitung die Verantwortung und somit die Moderation für einzelne Tagesordnungspunkte an die pädagogischen Fachkräfte übertragen. Dies erhöht die Vorbereitung und das gemeinsame Verantwortungsbewusstsein für getroffene Entscheidungen.
• Die Kommunikation zu einem Tagesordnungspunkt können Sie steuern, indem Sie im Vorfeld mit der Tagesordnung mitteilen, ob zu diesem Tagesordnungspunkt nur eine Info abgegeben wird oder ob es nötig ist, eine Aussprache zu halten oder einen Beschluss herbeizuführen. Mit dieser Info können Sie ebenfalls die Vorbereitung hinsichtlich des Themas und die Dauer des Gesprächs zu diesem Thema steuern.

Für Besprechungen ist es sinnvoll, neben der Rolle des Moderators und des Protokollanten auch die eines Zeitwächters zu besetzen. So schweifen Sie in Ihren Diskussionen nicht ab, da alle Gespräche im festgelegten Zeitrahmen bleiben.

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