Kita-Leitung: Projektleitung – Tipps auf einen Blick
Sich selbst und andere zu bewegen, wird nur dann gut gelingen, wenn die Projektleitung weiß, dass sie im Rahmen von Projektarbeit mit zwei – oft konkurrierenden – Systemen konfrontiert ist.
- Das mechanische System wird durch Projektorganisation, Ablaufplanung, Aufgabenverteilung und Ähnliches definiert. Hier bestehen die Hauptaufgaben der Projektleitung im Lenken, Steuern und Konstruieren.
- Das lebendige System ist bestimmt durch Kommunikation. Dazu gehört u. a. gegenseitige Information, Lob und Kritik und die Bewältigung von Konflikten. Das lebendige System erfordert von der Projektleitung insbesondere die Fähigkeiten Erklären, Herausfordern,
Anerkennen oder Stimulieren.
Im Idealfall ist die Leitung von Projekten eine Führungsaufgabe auf Zeit. Meist muss eine Gruppe von nicht regelmäßig zusammenarbeitenden oder zusammengehörenden Personen zusammenwachsen, konkurrierende Interessen müssen in Übereinstimmung gebracht werden und die Ergebnisse der Projektarbeit nach außen repräsentiert bzw. auch verkauft werden.
Tipps für die Projektleitung auf einen Blick
Im Folgenden sind Tipps für Sie als Projektleiterin zusammengestellt. Denken Sie daran, dass Sie nicht immer selbst die Projektleitung übernehmen müssen. Es ist eine gute Möglichkeit, engagierten Kolleginnen eine anspruchsvolle Aufgabe zu übertragen.
- Bereiten Sie sich gut auf das Managen von Projekten vor. Lesen Sie ein Buch, besuchen Sie ein Seminar und/oder suchen Sie sich Unterstützung für Ihr erstes großes Projekt.
- Klären Sie Auftrag, Ziel, Budget, Zeit und Ressourcen eindeutig.
- Suchen Sie sich in Ruhe und mit Blick auf das Ziel Ihr Projektteam aus. Auch Kinder sollten sich bewusst sein, dass sie eine besondere Rolle einnehmen, wenn sie Teil eines Projektteams sind.
- Entwickeln Sie ein Gespür für das Besondere dieses Teams.
- Stellen Sie sicher, dass allen Beteiligten das Projektziel klar ist.
- Nehmen Sie sich genügend Zeit für eine Kick-off-Veranstaltung mit dem Projektteam. Wenn möglich holen Sie sich dafür externe Unterstützung.
- Achten Sie auf eine klare Aufgabenteilung, klären Sie Kompetenzen und Informationsstrukturen
– aber auch Konflikte. - Sorgen Sie kontinuierlich für Transparenz. Wie weit sind wir, welche Probleme gibt es, was brauchen wir noch?
- Informieren und kommunizieren Sie kontinuierlich – vielfältig und zielorientiert, mündlich und schriftlich.
- Halten Sie alle relevanten Beschlüsse schriftlich fest – vor allem im Projektplan.
- Berichten Sie Ihrem Auftraggeber oder anderen übergeordneten Stellen regelmäßig über den Stand des Projektes.
- Verlieren Sie sich nicht in Details. Sie sind zuständig für den Überblick.
- Loben und ermutigen Sie Ihr Projektteam – aber auch Einzelne Mitarbeiterinnen. Geben Sie Rückmeldungen, damit Verbesserungen entstehen können.
- Kontrollieren Sie regelmäßig den Verlauf und die Zwischenergebnisse mit Blick auf die Zielebenen (Qualität, Kosten und Zeit).
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