Einnahmen, Ausgaben, Kapitalbedarf … – Finanzplanung – auch oder gerade in der Kindertagespflege?

Zunächst einmal: Was ist ein Finanzplan? Ein Finanzplan ist der „Zahlenteil“ eines Businessplans. In einem Businessplan wird eine Geschäftsidee beziehungsweise ein Geschäftsmodell verbal beschrieben. Im Finanzplan wird dieses Geschäftsmodel in Zahlen umgesetzt, die Zukunft der selbstständigen Tätigkeit wird in Zahlen geplant. Grundsätzlich enthält der Finanzplan unter anderem folgende Bestandteile:

Planung des Kapitalbedarfs

Bei der Planung des Kapitalbedarfs werden den zu erwartenden Investitionen die notwendigen liquiden Mittel gegenübergestellt.

Liquiditätsplanung

Im Rahmen der Liquiditätsplanung werden im ersten Jahr auf monatlicher Basis die Ein- und Auszahlungen geplant:

monatliche Einzahlungen aus der geschäftlichen Tätigkeit,
monatliche Auszahlungen (Laufende monatliche Kosten) aus der geschäftlichen Tätigkeit,
Kosten für Investitionen (zu Beginn der Aufnahme der Tätigkeit und während der betrieblichen Tätigkeit).

Welchen Nutzen kann ein Finanzplan für die selbstständige Tätigkeit in der Kindertagespflege bieten?

Viele Tagespflegepersonen fragen sich, warum sie für sich einen Finanzplan aufstellen sollen. Die Notwendigkeit, die eigene finanzielle Situation zu planen, wird oft nicht gesehen. Ein oft gehörtes Argument ist: Die „Preise“, das heißt die laufende Geldleistung, sind vom Jugendhilfeträger vorgegeben und die Tagespflegeperson hätte keinen Gestaltungsspielraum, die eigene Situation zu gestalten. Der unternehmerische Spielraum beziehungsweise das unternehmerische Risiko ist jedoch auch in der Kindertagespflege vorhanden.
Risiken und Gestaltungsspielraum ergeben sich sowohl auf der Einnahmen- als auch auf der Ausgabenseite.
Bereits vor der Aufnahme der Tätigkeit in der Kindertagespflege gibt das Aufstellen eines Finanzplans wertvolle Hinweise über die potenziellen Verdienstmöglichkeiten bei einer idealen Betreuungsstundenzahl – „Was kann ich verdienen, wenn alles optimal läuft?“.
Oft kommt es anders als man denkt – mithilfe eines Finanzplans können mögliche Risiken (finanziell) abgeschätzt werden: Was ist, wenn:

nicht alle Plätze besetzt sind?
deutlich weniger Stunden nachgefragt als angeboten werden?
zeitweise ein Platz oder mehrere Plätze (z. B. nach einem Wechsel) nicht besetzt werden?
ich als Selbstständige für einige Zeit ausfalle?

Das Durchspielen einzelner Szenarien gibt Sicherheit und hilft, finanzielle Risiken zu minimieren.
Eine weitere mögliche Herangehensweise mit einem Finanzplan ist, „das Pferd von hinten aufzuzäumen“, sich zu überlegen, welcher finanzielle Bedarf durch die selbstständige Tätigkeit in der Kindertagespflege gedeckt werden muss – „Wie viele Stunden muss ich zwingend betreuen, um meinen finanziellen Bedarf zu decken, um mein tägliches Leben zu sichern?
“ Die Planung der vor der Aufnahme der Tätigkeit notwendigen Investitionen (Anschaffung von Ausstattung und Mobiliar) legt den Finanzbedarf offen, der entweder durch eigene Mittel (die eigenen Ersparnisse) oder Fremdmittel (Darlehen von der Bank oder Familienmitglieder) gedeckt werden muss. Auch nach der Aufnahme der Tätigkeit liefert ein Finanzplan wertvolle Hinweise zur aktuellen Situation: „Liege ich im Plan?“ – „Welche Konsequenzen haben die Abweichungen von den geplanten Einnahmen?“.

Wie oben erwähnt, sind viele Tagespflegepersonen der Ansicht, dass sie wenig unternehmerischen Gestaltungsspielraum haben. Unterschiedliche Szenarien auf der Einnahmenseite wurden bereits beleuchtet. Auf der Ausgabenseite ist eine Reihe von Entscheidungen zu treffen, deren finanzielle Auswirkungen mithilfe eines Finanzplans abgeschätzt werden können:

„Soll ich externe Räume anmieten?“
„Wie wirkt es sich finanziell aus, wenn ich teureres Essen einkaufe?“
„Wie viel kostet es mich tatsächlich, wenn ich beispielsweise eine Putzhilfe einstelle?“
•Was ist, wenn ich mich an einer Großtagespflege beteilige?“

Zudem ist mithilfe der monatlichen Liquiditätsplanung ist eine Abschätzung möglich, wann genug Liquidität vorhanden ist, um neue Investitionen zu tätigen. Wenn beispielsweise die Anschaffung eines Krippenwagens ansteht, gibt die monatliche Liquiditätsplanung Auskunft darüber, in welchem Monat genug liquide Mittel vorhanden sind, um diese Anschaffung zu tätigen – „Habe ich im Monat XY ausreichend liquide Mittel zur Verfügung, um eine bestimmte Anschaffung zu tätigen?“.

Wie kann ein Finanzplan in der Kindertagespflege aussehen?

Ein Finanzplan für die Kindertagespflege könnte die folgenden Bestandteile enthalten: • Planung der Einnahmen: – Laufende Geldleistung – Sonstige Zahlungen (durch das Land, von kommunaler Seite, Zuschüsse zu Mieten oder anderen Sachkosten) • Planung aller anfallenden laufenden Ausgaben, beispielsweise: – Miete für die Räume, in denen die Betreuung der Kinder stattfindet – Essen für die Kinder – Fahrtkosten – Weitere laufende Kosten wie solche für Hygieneartikel und Bastelmaterial

Planung von Investitionen
- Vor der Aufnahme der Tätigkeit
- Im laufenden Betrieb (beispielsweise Gegenstände, die ersetzt werden sollen bzw. müssen)
Planung der Sozialversicherungsabgaben
- Sowohl die Beiträge zur Renten- als auch zur Kranken- und Pflegeversicherung sind Geldabflüsse, die in die monatliche Liquiditätsplanung einfließen müssen.
Planung der monatlichen Steuerrücklage
- Um vor unschönen Überraschungen, die ein Steuerbescheid mit sich bringen kann, geschützt zu sein, ist es notwendig, monatlich eine Rücklage für die Einkommensteuerzahlung zu bilden. Die Bildung dieser Rücklage ist ein Liquiditätsabfluss, der zu berücksichtigen ist.

Auch wenn ein Finanzplan auf den ersten Blick wie ein „Zahlenfriedhof“ und etwas erschreckend aussieht, liefert er doch wertvolle Hinweise auf die Verdienstmöglichkeiten und die Liquiditätssituation einer Tagespflegeperson.

Fazit

Im Vorfeld, also bereits vor der Aufnahme der selbstständigen Tätigkeit, ist ein Finanzplan in der Kindertagespflege eine gute Entscheidungsgrundlage dafür, ob mit dieser Tätigkeit die Einnahmen erzielt werden, die erwartet werden und die notwendig sind, um den eigenen finanziellen Bedarf zu decken.
Mit der Aufstellung des Finanzplans können „Was-wäre-wenn- Situationen“ simuliert werden, um die Risiken der Tätigkeit in der Kindertagespflege abschätzen zu können.
Nicht zuletzt ist der Finanzplan eine „Spielwiese“, um verschiedene Szenarien der Ausgabenseite zu simulieren um auf dieser Basis unternehmerische Entscheidungen zu treffen.
Mit einer sicheren und geplanten finanziellen Basis ist der Rücken frei, um sich auf das zu konzentrieren, was den eigentlichen Kern der Tätigkeit darstellt: die Betreuung der Kinder!

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