Sommerfeste feiern — Gut vorbereitet ist die halbe Miete!

Schritt 1 — Das Allerwichtigste: ein gutes, klares Konzept

Zuerst erstellt man ein griffiges Konzept: Was soll für welche Zielgruppen, zum Beispiel Eltern, Großeltern und Kinder, zu welchem Termin mit welchen zusätzlichen Anbietern auf die Beine gestellt werden?

Halber oder ganzer Tag?
Soll das Fest etwas bezwecken? Was konkret?
Sollen Kindergruppen etwas zeigen oder Gebasteltes zu einem guten Zweck verkaufen? • Wenn ja, für welchen Zweck?
Nimmt am Ende eine Organisation den Erlös in Empfang? Wird die lokale Presse dazu eingeladen und berichtet?
Soll das Fest nachhaltig sein?
Welches Budget steht zur Verfügung? Brauchen Sie Sponsoren?
Gibt es Parkplätze für Autos und Lastenräder?

Schritt 2 —Ein Orga-Team ins Leben rufen

Steht der Termin und sind alle Mitarbeiter:innen in Kenntnis gesetzt, stellen Sie Ihr Organisationsteam zusammen. Möglichst eines, das Freude an der Tätigkeit hat, denn dies strahlt auch nach außen hin aus. Besucher spüren, ob ein Fest lieblos oder freudig organisiert wurde. Diese Wirkung sollte nicht unterschätzt werden. Innerhalb des Organisationsteams wird geklärt, wer für welche Tätigkeit wann zuständig ist. Ebenso sollten feste Besprechungstermine festgelegt werden. Feste Deadlines haben eine psychologische Wirkung: Verabredete Aufgaben müssen an Termin X fertig sein, das Team bringt sich gegenseitig auf den aktuellen Stand, mehrere Köpfe erkennen leichter, ob irgendwo etwas hakt.

Schritt 3 — Vom Groben ins Feine

Organisatoren hangeln sich an Todo- Listen und Zeitplänen entlang, haben stets den roten Faden parat und können am Computer nachjustieren. Gleichzeitig sollten Sie eine Adressdatei nur für das Fest anlegen mit allen wichtigen Kontakten, ohne die es nicht geht, und denen, die Sie gerne dabeihaben möchten, beispielsweise Aussteller:innen, Anbieter: innen von Walking Acts oder externe Kuchenverkäufer:innen oder generell Catering. Diese Datenbank hilft bei künftigen Festen als Grundstock weiter. Ein grober Zeitplan enthält unter anderem Besprechungstermine, Redaktionsschlüsse der Presse und legt fest, bis wann welche Aufgaben erledigt sein müssen.

Schritt 4 — Falls gewollt, die Medien informieren

Spätestens acht Wochen vor dem Sommerfest muss die Presse aktiviert werden. Was fi ndet wann, wo, wie lange für wen statt? Ebenso wichtig wie der Text ist ein passendes Foto. Texte mit Fotos werden eher gelesen. Fotos und Texte müssen aussagekräftig und leicht verständlich sein.

Mit im Blick behalten: Natur und Klimaschutz ist wichtig!

Eine ökologisch saubere Veranstaltung kommt weitgehend ohne Plastik und Abfall aus. So ergibt es wenig Sinn, wenn Kuchen auf Papptellern mit Plastikgabeln und Kaff ee in Papp- oder Plastikbechern serviert wird. Für diesen Tag gebuchte Helfer:innen könnten stattdessen zwischendurch benutztes Geschirr abwaschen. Erleichtert wird es ihnen, wenn der Kuchenstand nahe an der Küche aufgebaut wird. Vielleicht könnte sogar ein Fenster zur Durchreiche eingerichtet werden?

Checkliste eine Woche vor dem Fest:

Steht das Programm? Wer bietet wann was an? Gibt es Überschneidungen oder Aktionslöcher?
Gibt es einen zentralen Platz, an dem etwas geschieht, oder findet an den Ständen immer mal wieder etwas statt?
Können Besucher sich zentral über Mitmachangebote informieren?
Wie groß wird die Veranstaltung, werden eine Genehmigung und Rettungswagen vor Ort gebraucht?
Sind Hunde erlaubt und wenn ja, stehen Trinknäpfe bereit? • Sind die Nachbarn informiert?
Haben Sie genügend Helfende, beispielsweise als Springer:innen? Sind Info-Points erkennbar ausstaffiert für mögliche Akteure?
Alles hübsch machen! Dekorationen bereithalten und ein Deko-Team eingerichtet haben.
Für einen reibungslosen Auf- und Abbau, die Versorgung der Aussteller:innen achten – funktionieren Wasser- und Stromanschlüsse, sind die Zufahrten frei?
Gibt es genügend Möglichkeiten zum Sitzen?

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