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Prima, denken Sie vielleicht gerade. Dann nehme ich doch meine gesammelten Listen und Info-Blätter und hefte diese in einen Ordner – fertig ist die Willkommensmappe. Ganz so leicht sollten Sie es sich aber nicht machen. Schließlich möchten Sie einen kompetenten Eindruck hinterlassen. Eine unübersichtliche Sammlung von Inhalten, zu viel Text, dazu kunterbunt zusammengestellt, erreicht leider das Gegenteil.
Die folgenden Schritte zeigen Ihnen, wie Sie eine professionelle Willkommensmappe gestalten.
Eine Willkommensmappe hat das gängige DIN-A4-Format. Spezielle Umschlagmappen werden in verschiedenen Varianten auch zum Bedrucken angeboten. Je aufwendiger, desto höher sind die Kosten. Schauen Sie, was in Ihr Budget passt. Optimal ist eine Mappe mit einem festen Umschlag aus Karton oder Kunststoff. Wichtig ist eine Funktion zum Abheften, denn lose Blätter gehen schnell verloren.
Alternativ können Sie auch Klarsichthüllen in einen stabilen Umschlag mit einer Klemmschiene zusammenfassen. Weniger geeignet sind billige Schnellhefter. Sie knicken leicht und wirken nicht sehr professionell.
Der erste Eindruck zählt – überlassen Sie bei der Gestaltung der Mappe daher nichts dem Zufall. Das beginnt schon mit einem ordentlichen Papier. Nehmen Sie etwas dickeres Papier in einer Stärke von 100 bis 120 Gramm pro Quadratmeter. Die Wirkung ist wesentlich repräsentativer.
Am lesefreundlichsten ist schwarze Schrift auf weißem Papier. Verzichten Sie darauf, den Text bunt zu gestalten. Es reicht aus, wenn Sie nur die Überschriften durch eine andere Farbe absetzen. Aber belassen Sie es bei einer weiteren Farbe.
Versuchen Sie, alle Seiten vom Aufbau her ähnlich zu gestalten. Dazu gehört eine Schriftart für die Überschrift und eine für den Fließtext. Die Seitenränder und der Zeilenabstand sollten auf allen Seiten gleich sein. Am besten legen Sie sich eine Formatvorlage in Ihrem Textverarbeitungsprogramm an. Übersichtlich gestaltete Info-Blätter helfen den Eltern, sich schnell zu orientieren und die gewünschten Informationen leicht zu finden.
Textwüsten werden von vielen Eltern nicht gelesen. Lockern Sie die Willkommensmappe mit Abbildungen auf. Obligatorisch sind das Gruppenfoto oder Einzelporträts vom Team. Präsentieren Sie außerdem unbedingt ein paar gelungene Schnappschüsse der Einrichtung, besonderen Gelegenheiten oder witzigen Projekten. Aber auch eine positive Berichterstattung in der Zeitung darf durchaus in der Mappe gezeigt werden.
Denken Sie daran, dass Fotos nur in Farbe gut aussehen. Das verursacht zusätzliche Kosten, vor allem, wenn Sie die Seiten mit einem normalen Drucker herstellen. In der Regel ist es günstiger, die Seiten im Copyshop zu vervielfältigen.
Tüfteln Sie nicht allein an dem Projekt Willkommensmappe, sondern beteiligen Sie Ihre Mitarbeiter:innen. Delegieren Sie die Aufgaben, die diese gerne erledigen können und wollen: Wer schreibt die Checkliste für die Sachen, die die neuen Kita-Kinder benötigen? Wer fotografiert gerne und kümmert sich um das Teamfoto? Wer hat eventuell Kontakte zu einer Druckerei, um günstige Konditionen für den Druck der Umschlagmappe auszuhandeln?
Wenn jeder sich einbringt, verteilt sich nicht nur der Arbeitsaufwand, sondern das Resultat erhält mehr Wertschätzung. Allen gefällt das Endergebnis und Ihre Teammitglieder überreichen den Eltern stolz die Willkommensmappe.
Design und Gestaltung übernimmt eine Person oder ein kleines Team. Entscheidend ist bei der Umsetzung das Corporate Design. Das heißt, schon anhand des visuellen Erscheinungsbildes erkennen die Eltern, dass diese Mappe von Ihrer Einrichtung stammt.
Durch die sozialen Medien sind viele Menschen nicht mehr daran gewöhnt, lange Texte zu lesen. Ein fünfseitiges Manifest über die Philosophie der Einrichtung bleibt höchstwahrscheinlich von der Mehrzahl der Eltern ungelesen. Bringen Sie alle Informationen kurz und knapp auf den Punkt. Absätze und Zwischenüberschriften erhöhen den Lesefluss.
Eine Willkommensmappe muss immer wieder aktualisiert werden, weil Mitarbeiter:innen wechseln oder Projekte bzw. Kooperationen sich verändern. Platzieren Sie diese Informationen auf Seiten ohne Fotos, damit sie schnell und kostengünstig ausgetauscht werden können.
Ein typisches Element des Corporate Design ist das Logo Ihrer Kita. Wenn Sie ein Logo haben, können Sie dieses auf jeder Seite platzieren. Vielleicht verwenden Sie aber auch eine bestimmte Hausfarbe, die alle sofort mit Ihrer Einrichtung verbinden.
Sind alle Seiten gestaltet, drucken Sie ein oder zwei Probeexemplare aus. Die Mitarbeiter:innen erhalten so noch einmal die Möglichkeit, sich die gemeinsame Arbeit anzuschauen und Änderungswünsche zu äußern oder auf Schreibfehler hinzuweisen.
Der Mensch liest sinnzusammenhängend. Das bedeutet, wer einen Text verfasst, übersieht kleine Flüchtigkeitsfehler. Bitten Sie deshalb möglichst jemand Außenstehenden, die Inhalte einmal im Hinblick auf Fehler und Sinnverständnis Korrektur zu lesen. Die schönste Willkommensmappe verliert an Wirkung, wenn sich peinliche Schreibfehler häufen.
Überlegen Sie gemeinsam mit dem Team, wann Sie die Willkommensmappe als Geschenk an die Familien übergeben. Ein optimaler Zeitpunkt ist das Anmeldegespräch. So gewinnen die Eltern schon beim ersten Kontakt einen positiven Eindruck.
Je nach Größe der Kita kann es ratsam sein, für die einzelnen Gruppen unterschiedliche Willkommensmappen zusammenzustellen. Gerade Eltern mit Kindern unter drei Jahren haben einen besonderen Informationsbedarf. Damit Sie diese Mappen nicht verwechseln, können Sie jeder Gruppe ihre eigene Umschlagfarbe zuweisen.
Veröffentlichen Sie die Willkommensmappe als zusätzlichen Service auch auf der Website. Junge Menschen sind sehr medienaffin und finden es besser, wenn Informationen jederzeit für sie auf dem Smartphone verfügbar sind. Allerdings ist es erforderlich, dass die entsprechende Seite auch gut auf einem Handy lesbar ist. Achten Sie dann aber auf jeden Fall auf datenschutzrechtliche Grundlagen und holen Sie sich vorab unbedingt das Einverständnis zur Veröffentlichung von z. B. Namen und/ oder Fotos ein.
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