Weniger Zeitdruck, weniger Stress – was Sie gegen Prokrastination tun können

Text: Adelheid Fangrath
Bild: ©fizkes/GettyImages

Wie starten Sie in Ihren Arbeitstag? Vielleicht führen Sie eine To-do-Liste. Vielleicht haben Sie aber auch eine feste Vorstellung im Kopf, welche Aufgaben Sie erledigen müssen, zum Beispiel ein unangenehmes Telefonat mit Eltern führen oder den über fälligen Bericht schreiben. Anstatt sich aber darauf zu konzentrieren, verschieben Sie diese Aufgaben auf einen scheinbar besseren Zeitpunkt, zum Beispiel wenn Ihre emotionale Stimmung passt. Oder Sie lassen sich von Tätigkeiten ablenken, die nicht wichtig sind und daher auch delegiert werden könnten. Kurz gesagt: Es kommt zu Prokrastination.

Ein ablenkungsfreies Umfeld schaffen

Manchmal liegt es an den Rahmenbedingungen, die das Prokrastinieren begünstigen.

3 Tipps für das Arbeiten ohne Ablenkung

Die folgenden Tipps helfen Ihnen, sich ein ablenkungsfreies Arbeitsumfeld zu schaffen.

Tipp 1: Beseitigen Sie Störungsquellen auf Ihrem Schreibtisch

Ein unordentlicher Arbeitsplatz kann Sie leicht aus der Konzentration bringen. Alles, was Sie für Ihre aktuelle Aufgabe nicht benötigen, lenkt Sie ab, zum Beispiel, indem die Sachen Sie ständig daran erinnern, was noch erledigt werden muss. Räumen Sie alles, was Sie aktuell nicht brauchen, weg. So sind Sie konzentrierter und erledigen das, was tatsächlich auch erledigt werden muss.

Tipp 2: Stellen Sie elektronische Benachrichtigungen ab

Erscheint das Signal für neue E-Mails oder ertönen Push-up-Nachrichten auf Ihrem Smartphone, ist es um die Konzentration geschehen. Sie sind abgelenkt. Stellen Sie die Signale ab. Legen Sie stattdessen Zeitfenster fest, in denen Sie E-Mails beantworten und auf Nachrichten auf Ihrem Smartphone reagieren.

Tipp 3: Sorgen Sie für störungsfreie Bürozeiten

Unterschätzen Sie nicht die Störungen von außen. Sorgen Sie bei ungeliebten oder schwierigen Aufgaben für eine ruhige Arbeitsatmosphäre. Hängen Sie ein Schild mit der Aufschrift Bitte nicht stören an Ihre Tür. Erklären Sie Ihren Mitarbeiterinnen, dass Sie dann nur im Notfall gestört werden dürfen. Das Telefon reichen Sie für diese Zeit an Ihre Stellvertreterin weiter.

Sich den Start erleichtern, Prokrastination beseitigen

Wenn Sie erst einmal arbeiten, kommen Sie in einen Flow. Doch aller Anfang ist schwer, das ist bekannt. Da erscheinen uns sogar langweiligere Aufgaben wie Aufräumen viel attraktiver.

6 Tipps, die Ihnen den Start erleichtern

Die folgenden Vorschläge zeigen Ihnen, wie Sie den Arbeitsbeginn positiv gestalten können und so wertvolle Zeit sparen.

Tipp 1: Setzen Sie Prioritäten

Schreiben Sie möglichst schon am Vortag eine To-do-Liste, die nach Ihren Prioritäten sortiert ist. Diese Abfolge ist für Sie zwingend und darf nicht verändert werden. Um sich noch mehr zu binden, können Sie auch einen Zeitrahmen für die Aufgaben festlegen. Im To-do-Modus denken Sie weniger darüber nach, ob Sie die Aufgabe erledigen möchten. Dafür ist es ein befriedigendes Gefühl, die erledigten Aufgaben auf der Liste zu streichen.

Tipp 2: Visualisieren Sie Ihre Prioritäten

Bei dieser ähnlichen Methode setzen Sie auch Prioritäten. Schreiben Sie zunächst alle Aufgaben des Tages auf ein Blatt Papier. Anschließend malen Sie mit einem roten Stift um die Aufgaben einen Kreis, die Sie an diesem Tag erledigen müssen. Unwichtige Aufgaben markieren Sie gelb, Lieblingsprojekte grün. Haben Sie etwas erledigt, malen Sie den Kreis aus. Am Ende des Tages müssen alle rot umrandeten Felder ausgefüllt sein. Auf diese Weise haben Sie einen schönen Überblick über Ihre Erfolge.

Tipp 3: Setzen Sie ein visuelles Anfangssignal

Manchmal genügt schon ein kleiner Anstoß, um mit der Arbeit zu beginnen. Kaufen Sie sich eine Sanduhr, die 20 bis 30 Minuten läuft. Motivieren Sie sich, indem Sie sich sagen, dass Sie mindestens so lange an der Aufgabe arbeiten, wie die Sanduhr läuft. Ist der Anfang gemacht, schauen Sie wahrscheinlich gar nicht mehr auf die Uhr, sondern arbeiten weiter.

Tipp 4: Motivieren Sie sich mit einem Anfangsritual

Die meisten Menschen lieben Routinen. Eine feste Morgenroutine führt Sie sanft über die Schwelle des Beginnens hinweg und kann Prokrastination vorbeugen. Schreiben Sie sich bis zu 5 Punkte auf, mit denen Sie den Arbeitstag beginnen. So könnte Ihr Morgenritual aussehen:

• Blumen gießen
• Kaffee/Tee kochen
• To-do-Liste schreiben
• Sanduhr umdrehen
• Anfangen

Tipp 5: Wie Sie den Perfektionsdrang ausbremsen

Wer zu Perfektion neigt, stolpert oft über die Anfangshürde. Schon der erste Satz muss perfekt sein. Vor lauter Denken und Zweifeln schieben Sie das eigentliche Arbeiten immer weiter vor sich her. Gewöhnen Sie sich an, in der Mitte zu beginnen. Wenn Ihnen das schwerfällt, schreiben Sie erst einmal Stichpunkte auf. So haben Sie schon einen Teil des leeren Blatt Papiers gefüllt und finden leichter einen Zugang zur Aufgabe. Erst wenn alles fertig ist, beginnen Sie mit der Feinarbeit.

Tipp 6: Wie Sie mit Ängsten umgehen

Bei schwierigen Aufgaben, wie zum Beispiel unangenehmen Gesprächen, können Ängste entstehen. Diese sind manchmal so übermächtig, dass die Aufgabe immer wieder verschoben wird. In diesem Fall hat es sich bewährt, die Fakten zu überprüfen.

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