Elternbriefe – das Wichtigste auf den Punkt gebracht
Die Informationsflut in Kindertageseinrichtungen nimmt oft überhand: Bereits auf den Kita-Fluren begegnen den Eltern Listen, mit der Aufforderung, sich einzutragen. In den Fächern der Kinder befinden sich Zettel mit Informationen. Und auf der Webseite geht es mit wichtigen Neuigkeiten weiter. Erfahren Sie hier wie Sie Ihre Elternbriefe so gestalten, dass die Eltern das Gefühl haben, sie einfach lesen zu müssen, um nichts Wichtiges zu verpassen.
Das entsprechende Material zu den Elternbriefen (M1) finden Sie in KOMPASS Kita-Leitung.
So lesen Eltern Ihre Briefe garantiert
Ein Elternbrief nutzt nicht viel, wenn er lang oder besonders schön aufgemacht ist. Das, was für die Eltern wirklich zählt, sind wichtige und nützliche Informationen. Wenn Sie sich bei Ihren Briefen daran halten, werden Sie bei den Eltern auch das Gefühl hervorrufen, etwas zu verpassen, wenn sie Ihren Brief nicht lesen.
So bringen Sie Ihre Elternbriefe auf den Punkt
Schritt 1 – Informationen sammeln
Bündeln Sie Ihre Informationen, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen. Arbeiten Sie am besten mit den W-Fragen (M 1).
- Wer erhält den Brief?
- Was ist der Anlass der Mitteilung?
- Wie findet es statt?
- Wann findet es statt?
- Wo findet es statt?
- Warum findet es statt?
- Weitere wichtige Informationen?
Schritt 2 – Brief formulieren
Nachdem Sie Ihre Antworten der W-Fragen in Stichpunkten zusammengetragen haben, formulieren Sie daraus nun ganze Sätze. So gehen Sie sicher, dass Sie sich bei Ihrem Brief auf die wichtigsten Informationen beschränken. Fassen Sie sich möglichst kurz.
Schritt 3 – Struktur schaffen
Ein gut strukturierter Brief zeichnet sich dadurch aus, dass er dem Leser eine erste, klare Orientierung beim Lesen bietet. Auch das ist wichtig.
- Setzen Sie bestimmte Bestandteile, wie zum Beispiel das Logo oder Ihre Kontaktdaten stets an die gleiche Stelle. Lassen Sie am besten vorgefertigtes Briefpapier drucken. Das erspart Ihnen eine Menge Zeit und Arbeit.
- Strukturieren Sie Ihren Brief inhaltlich mit Absätzen. Wichtige Informationen heben Sie dadurch hervor, indem Sie sie fett, kursiv oder unterstrichen darstellen. Gehen Sie mit diesen Hervorhebungen aber stets sparsam um. Gleiches gilt für Bilder und Schriftarten. Beschränken Sie sich auch auf eine oder allerhöchsten zwei unterschiedliche Schriftarten und nutzen Sie Bilder nur, wenn sie den Inhalt Ihres Briefes unterstreichen.
- Für die Rückmeldung der Eltern halten Sie am Ende des Briefes einen Abschnitt frei und kennzeichnen diesen durch eine lang gezogene Linie.
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