Digital verbunden

Kita-App oder Softwarelösung erfolgreich einführen

Doch was bedeutet es, sich der Elternkommunikation mithilfe einer App oder einer Softwarelösung zu widmen? Tipps für die Einführung einer Kita-App oder Softwarelösung in Ihrer Einrichtung:

Besprechen Sie die Bereitschaft Ihres Teams, sich mit den technischen Herausforderungen auseinanderzusetzen. Zunächst bedeutet die Einführung eines solchen Programms, sich in die Gegebenheiten einzuarbeiten. Dafür brauchen Sie die grundsätzliche Bereitschaft Ihrer Teammitglieder, technische Geräte zu nutzen.
Sprechen Sie mit Ihrem Träger, ob er die Kosten für ein Programm zur Elternkommunikation übernimmt. Hierfür brauchen Sie allerdings auch schlagkräftige Argumente. Die Kostenersparnis für Papier und Druckkosten können Sie hierbei ebenso anfügen wie die schnelle und umfassende Erreichbarkeit der Eltern. Zugleich sollten Sie jedoch auch erwähnen, dass es nur sinnvoll ist, wenn alle Eltern zustimmen und Sie dies bei einer Befragung herausfinden wollen.
Eine Elternbefragung ist notwendig, weil Ihnen die fortschrittlichen Tools nur dann Erleichterung verschaffen, wenn Sie damit alle Eltern erreichen. Treffen Sie auf breite Ablehnung, bringt es nichts, sich eine App oder Software für die Kita anzuschaffen.
Sind die grundsätzlichen Hürden genommen, sollten Sie aus der Vielzahl der Anbieter die herausfiltern, die das passende Angebot für Ihre Kita haben. Größere Einrichtungen brauchen andere Unterstützung als kleine. Zudem ist die Erreichbarkeit der Eltern in ländlichen Regionen durchaus anders als in der Großstadt. Das sollten Sie nicht aus den Augen verlieren, wenn Sie sich mit den Angeboten beschäftigen.
Notieren Sie sich im Team und mit den Elternvertretern, welche Hilfen zur Kommunikation sich die Beteiligten wünschen und was nicht gebraucht wird. Hier sind sicherlich die wichtigsten Infos und Termine auf der Wunschliste der Eltern weit oben.
Wünschen Sie die Möglichkeit, dass einzelne Eltern Sie oder Ihre Fachkräfte über dieses Medium erreichen können oder soll die App lediglich dazu dienen, Ihrerseits Informationen weiterzugeben und damit alle zu erreichen?
Überlegen Sie sich, wie viel Zeit Sie damit zubringen, Elternbriefe auszudrucken, zu verteilen und wie hoch die Quote der Eltern ist, die dann doch nicht informiert sind. Auch hier unterscheiden sich große von kleinen Einrichtungen, weil es in Kitas mit wenigen Kindern meist auch für die Fachkräfte leichter ist, die Eltern zu sehen und anzusprechen.

Softwarelösungen für Elternkommunikation

Wir haben drei Anbieter befragt, welche Möglichkeiten zur Elternkommunikation sie anbieten können. Einen Auszug dessen stellen wir Ihnen hier vor:

Kivan lecos bietet eine webbasierte Softwarelösung, die insbesondere auch für Träger interessant ist, weil viele Verwaltungstools verfügbar sind. Für Sie als Kitaleitung wird dieses Programm interessant, sobald Eltern einen Betreuungsvertrag mit Ihnen geschlossen haben, denn dann können Sie mit den Eltern kommunizieren, Elternbriefe versenden usw. Schon vorher können sich die Eltern über dieses Tool einen Überblick über Ihre Betreuungsangebote verschaffen, die Lage Ihrer Kita ermitteln und die Anmeldung vornehmen. Somit entfallen Anrufe zu Zeiten, in denen Sie nicht telefonieren können, und Sie haben die Chance, sich bei den Eltern dann zurückzumelden, wenn Sie im Bürodienst sind. Das ist insbesondere für teilfreigestellte Leitungen von Bedeutung.

Mit Care – die Kita-App können sowohl Sie als Leitung als auch Ihre Fachkräfte Informationen an einzelne Eltern, Elterngruppen oder die Eltern der gesamten Einrichtung versenden. Besonders gut ist, dass Sie bei jeder Nachricht festlegen können, ob Sie die Antwortfunktion für Eltern aktivieren wollen. Zugleich bietet Care Ihnen die Möglichkeit der Dokumentation zu jedem einzelnen Kind (Bring- und Abholzeiten, Freigabe für selbstständiges Nachhausegehen …)

Leandoo – die Kitasoftware bietet Ihnen ebenfalls ein breit gefächertes Angebot für die Kommunikation mit den Eltern. Unter anderem können Sie bei Leandoo Elterninfos an einzelne Eltern, Kleingruppen oder die gesamte Elternschaft versenden, je nach Bedarf mit oder ohne Antwortfunktion. Zugleich bietet der Platzvergabecheck Eltern und Ihnen die Gelegenheit den Überblick über freie Plätze in Ihrer Einrichtung zu behalten. Und der Kalender, auf dem alle Kitatermine auf einen Blick erkennbar sind, ist eine gute Gedächtnisstütze besonders für vergessliche Eltern.

Die hier vorgestellten Angebote sind ein Querschnitt durch die Dienstleister, die sich im Bereich der Kita-Elternkommunikation spezialisiert haben.
Wichtig für Sie sollte bei der Auswahl sein, dass Sie sich bestenfalls für einen deutschen Anbieter entscheiden, denn hier können Sie die geltenden Datenschutzrechte am besten überblicken.
Schwierig wird es mit außereuropäischen Anbietern, deren Datenschutzgrundsätze nicht mit denen des europäischen Gesetzes konform gehen und dadurch lückenhaft sind. Letztlich sind Sie für den sorgsamen und rechtssicheren Umgang mit Kinderund Familiendaten ebenso verantwortlich wie für die Daten Ihrer Fachkräfte.

Im Downloadbereich unter www.praxis-kitaleitung.de haben wir für Sie eine Tabelle hinterlegt, auf der Sie die verschiedenen Angebote der drei von uns befragten Anbieter einsehen können. Haben Sie schon Erfahrung mit einer Kita-App oder -Software gesammelt? Schreiben Sie uns, was Sie empfehlen würden, an: redaktion@praxis-kitaleitung.de

Tipp

Whats-App-Gruppen sind datenschutzrechtlich ein sehr heikles Thema. Nehmen Sie daher Abstand davon, sich mit Eltern über Social-Media-Dienste auszutauschen.

Lars Klinker ist Kommunikationsdesigner und studiert Erziehungswissenschaften.

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